群发邮件的方式有很多种，如今使用邮件群发软件的营销人员也是越来越多，是因为群发软件的操作方便，上手快速，一般我们只要花费半个小时学习群发软件的基本操作，我们就可以上手进行群发了。一款软件应该具备完善的功能，有长期保障的售后服务，我们可以考虑使用双翼邮件群发软件。
软件的最基本功能主要有一下几点：自动换IP、有个性化变量、能控制邮件发送的间隔与每个邮箱发送日发送邮件的数量、有阅读跟踪功能等等。
比如自动换IP功能，我们不能使用一个IP发送大量的邮件。一个IP发送大量邮件后容易被相关机制检测出来，从而限制你这个IP的发送量，被限制后可能就发送不出邮件了。那么再群发邮件，我们就需要换IP发送邮件，自动换IP功能就是一个很重要的功能了。
有个性化的变量设置。群发邮件的内容如果是一样的话，那么就非常容易被反垃圾邮件机制检测出来你在群发邮件，从而也会受到限制。将每一封邮件编辑的更加个性化，我们不仅能提高群发邮件的转化率，而且可以让避开垃圾邮件机制的检测。
控制发送量和时间也是非常必要的。一个发件邮箱的日发送量是有限度的，每天群发超量的邮件会影响邮箱的质量。
阅读跟踪功能也非常重要，它是对群发邮件阅读率、点击率的一个统计，可以让我们知道群发邮件的效果。