群发邮件需要使用工具，不仅需要使用邮箱，而且还需要准备一台电脑，一般邮件群发软件也只能在电脑上运行，且只需要在其后台运行就可以，也花费不了邮件营销人员的很多时间。在电脑上群发邮件，不必使用一个邮箱登陆网页的形式群发邮件，可以使用邮件群发软件，不仅群发邮件的数量大，而且发送的成本低以及进箱率也很高。
在电脑上群发邮件，只是需要像安装软件一样，在电脑上安装一款可靠的邮件群发软件。软件的选择必须要注意，一定要先自己使用软件后，看这款邮件群发软件群发邮件进箱的效果，才能选定是否适用这款软件。
安装软件的流程也非常简单，之后就是准备发件邮箱。发送邮箱的选择一定要注意，使用质量比较高的邮箱，不要用一些二手甚至是三手邮箱来发送邮件，这样容易使群发的邮件进垃圾箱。且一些邮箱在导入邮件群发软件前需要开通SMTP协议，一种文件传输协议，开通也很简便，比如QQ邮箱、网易邮箱以及谷歌邮箱就需要。
将准备好的发件邮箱以及收件人的地址导入软件后，设置好软件再编辑邮件就可以群发了，很多邮件群发软件在操作上都是不同的，但是都会有详细的邮件群发软件使用教程。