发送外贸邮件的方式方法并不少，很多做外贸营销的企业都各显神通，利用的工具各不一样，但是这些工具还是会有好坏之分，有的营销人员也许会抱怨有少量邮件进入了收件人的垃圾箱，有的可能则抱怨邮箱被封的问题等等。总结这些问题，起决定性的因素还是对于外贸邮件群发没有清晰的认识，也没有充分了解软件工具功能，在运用上存在一些漏洞。
现在的大部分邮件群发工具都有非常完善的群发机制，比如双翼邮件群发软件，相对于其它软件使用更加简单一些。群发大批量外贸邮件的前提是，做好准备工作，比如收件地址和发件箱、准备自动换IP的条件等等。还有一个重要的前提是，能熟练的操作软件，多数邮件营销人员都是急功近利，想一接触软件就能群发万封邮件，但是往往适得其反，软件上没有设置好，出现了问题往往也会归结于软件群发邮件不利。
除了外贸邮件群发工具的熟练问题，此外群发外贸邮件有许多需要注意的地方，比如有邮件内容编辑方面的问题，不仅要考虑到外国与国内读者的文化差异、作息时间等等，更要保证这封邮件的正规性，即不含有敏感关键词、无效或有毒网页链接等等。