发送邮件需要邮箱，但是邮箱本身也会有限制，比如群发邮件数量的限制就没办法超越，那么大批量的群发邮件就需要使用到其它软件工具，以增大群发数量。当然利用软件也不是单一为了增加群发邮件的数量，读者对你的邮件内容不感冒也不可行，所以还必须要有其它的功能，比如自动化编辑邮件功能、自动换IP功能、阅读跟踪功能、收件地址和发件箱整理功能等等。
软件被研发出来都是一种比较轻型的工具，比如邮件群发软件，使用比较轻便，不会花费大量时间和精力去使用，操作也非常人性化与简单，往往没有群发邮件经验的人员在短短十几分钟就能掌握群发邮件的流程，建立一个群发邮件的任务。
利用邮箱发送邮件，在编辑的时候是不能达到个性化的，而如今大数据时代不能将邮件也做的个性化，如果是一些新客户的话，就不会轻易相信你的这封邮件中的信息。
软件上编辑一封邮件可以插入变量，这些变量在客户接收到这封邮件时，可以转化为其个性化的信息。 软件的群发功能虽然非常强大，但是也还有许多需要注意的地方，比如其功能设置上、发送时间选择上、阅读效果预测跟踪上等等。