低成本的邮件群发方式并不多，能群发大批量邮件的方式也非常少，但是软件却可以做到低成本且大量的、个性化的发送邮件。很多企业营销部门会找邮件群发平台合作，长期付出的成本相对高，且群发起来不灵活，不能随时随地的建立任务群发。
有时候我们需要群发少批量邮件只有几百封的，那么可能找群发平台显得麻烦，但是如果我们自己使用单个邮箱群发的话，可能需要轮流使用到几个普通邮箱发送。如果我们使用企业邮箱群发几百封邮件的话，数量上可以完成，但是群发的内容并不能做到像软件一样个性化。所以在企业邮箱、普通邮箱、群发平台都不适合的情况下，我们可以使用邮件群发软件。
对于有长期群发大批量或者少量邮件的营销人员来说，软件也是一种可以长期使用的工具，软件随着我们的使用更新升级，发挥更好的群发效果。对于有短期或者不定期群发邮件的人员，如果有一款软件，那么可以随时为群发邮件工作待命。软件在成本方面有独特的优势，功能比较强大的软件一般都是需要付费的，但几乎都是一次付费买断，且有很多类型的软件都可以售后永久免费升级，所以这也是邮件群发的一大优势。