群发邮件是包括很多外贸企业常用的一种网络推广策略，大多数企业也把邮件营销作为一种辅助网络营销方式，但是在当下邮件营销对于外贸企业来讲是非常重要的一种营销方式。做外贸邮件营销经常会出现花费了大量时间和精力，客户的反馈情况却不是很好，在群发邮件前一定要制定一个稳定可行的方案，熟练之后就形成了自己的一套群发外贸邮件步骤。
（一）确定群发邮件的数量以及目的。确定了要群发外贸邮件的数量可以每去选择合适的途径发送，比如是自己使用软件发送，还是找邮件群发代理。知道自己这次外贸邮件营销的目的，才能有计划的编辑一封什么风格的邮件，知道客户需要什么、知道群发众多邮件可以达到一个什么样的效果等等。
（二）收集收件地址和发件地址。当前很多外贸企业营销人员都是自己在使用邮件群发软件发送，做好两方面的准备是不可少的。一是找发件箱，可以自己申请，可以去一些渠道购买。有的发件箱也需要开通一些文件传输协议，不过也非常简单。二是清理好收件客户地址，知道客户喜欢什么，是什么类型的客户之后才能更好的组织一篇邮件的语言，才能获得更好的群发效果。
（三）设置好软件工具的各方面功能。这些功能比如自动换IP功能、阅读跟踪功能、控制邮箱发送频率的设置等等。
（四）开始建立一个群发任务并编辑一封内容合适的邮件。建立一个任务前，需要将发件箱以及收件地址都导入到软件中，并验证合格后才能使用。编辑一封个性化的邮件，对于外贸邮件，这些邮件与国内邮件都不一样，在风格上、语言上、客户阅读习惯上等等，要体现出读者适宜的内容。