群发邮件有各种形式，有各种工具产品作为支撑，市面上群发工具的功能以及价格都各不相同，有好的群发途径，也有群发效果差强人意的方式。当前的无邮箱技术群发邮件并不成熟，并不能广泛的运用，使用比较多的方式就是利用邮件群发软件来完成相应的群发工作。
以软件的形式群发是很多邮件营销人员的选择，使用软件是一种主流的方式，且软件比较轻型，人性化易于操作，尤其是还能保证群发数量和质量，更有高性价比。虽然有如此多的优势，但是如果利用不当，其劣势也有很多，比如有批量邮件进垃圾箱，收不到好的群发效果等等。
当前群发大批量邮件一定要依靠于邮箱，那么如何才能使用好邮箱，如何才能群发邮件收到更好的效果，才是对我们邮件营销能力，或者邮件群发软件运用能力的检验。
使用软件的话，首要的是能熟练操作软件，知道软件的各项功能，并知道如何才能利用好这些功能，比如个性化编辑邮件功能、阅读跟踪功能、发件箱保护功能等等。其次，效果的好坏也取决于我们编辑的邮件内容，邮件除了不能含有敏感词汇、链接等，更要含有收件人所想要的信息。