目前，大多数营销人员还是会利用普通邮箱群发QQ邮件，在必须要群发大批量邮件的话，比如数量达到上千封甚至上万封，他们则会使用性价比非常的软件群发。软件配合普通邮箱群发，确实有一定的优势，最直观的优势是节约成本，也增大了数量。
普通邮箱作为最基础的邮箱，本身的日群发数量就是有限的，不像企业邮箱以及VIP邮箱那样可以发送近千封邮件，各类型信誉度正常的普通邮箱每天也只建议群发五十封左右的邮件，再多就会对发件箱增加负荷。
面对大量客户，单个普通邮箱不能满足，那么我们一定会想到再利用另外的邮箱发送，但是一个登陆网页发送又十分繁琐。这个时候可以将已经准备好的少数或者批量普通发件箱以excel的形式导入到软件之中，同时在软件中统一设置好每一个普通邮箱发送频率以及日群发数量，一可以保护邮箱本身质量，二可以尽可能避免邮件进入收件人垃圾箱。
普通邮箱配合软件并不是可以一直群发邮件的，而是每天也有一个发送上限，由于群发邮件有IP的限制，一个软件每天最多可以群发万封邮件。